为妥善保管人事档案卷宗，做到存转规范，使用科学，处理严谨，根据代理档案的不同情况特制定如下管理办法：

一．档案卷宗转入：

1、              委托的个人或单位按照自己需要的代理范围与代理机构签定了合同后，告知代理机构档案所在地，代理机构转向原保存档案的单位出具转档调函。

2、              在接收档案的时候，代理机构要求档案卷宗是密封的，卷宗内的材料必须是完整真实的，并将回执退回给转出单位。

3、              代理机构承诺在接收到档案的半天内完成档案卷宗存档、编号入库。

4、              个人档案在私人手上存放超过2年的或个人携带已拆封的档案卷宗代理机构应拒绝接收。

二．档案卷宗转出：

1、              个人或者单位需要将档案转出的，须征得调入单位同意并出具调档函，到代理机构办理调出手续,接收档案的单位将回执退回寄出单位，并对档案材料不齐全或不明确的及时作出补充或说明。

2、              调入单位必须是组织、人事、劳动机构等按照国家政策有权利管理档案的单位。

3、              须调出的档案有代理机构密封后通过机要通道或派专人送取，严禁私人携带卷宗。

4、              在确定档案转出无误后，及时与存档人员或其所在单位终止委托存档关系和档案管理合同。

三．         档案查询程序：

1、              单位查阅档案的，必须由单位出具相关证明，查阅档案的工作人员必须出具身份证明，并申明查阅理由，方可办理查阅手续。

2、              任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

3、              告之查阅人事档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，个人不得私自查阅档案内容，任何单位、部门不得随意涂改、撤消、销毁档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外散布档案内容。

4、              告之借用、查阅人事档案的人员，不得擅自拍摄、复制档案内容。

5、              个人或单位在代理机构办理人事代理以后，收集的档案材料要及时交到代理机构，好方便材料归档。

四、卷宗处置

1、根据需要和档案卷宗的规范要求，保持档案的整洁性、原始性。

2、及时更换残缺卷宗页面和档案袋（盒）。

3、卷宗使用后及时归库，不得随意丢置和摆放在窗口办公区。

4、专人管理卷宗，卷宗内所有资料不得因残缺、不清等原因而更换。